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  • 등록 : 2020-03-30 09:42:34

    수정 : 2020-04-01 09:38:58

재택근무 서비스 기업 알서포트가 말하는 재택ㆍ원격근무 방안

2020-03-30 09:42:34



재택근무 서비스 기업 알서포트가 말하는 재택ㆍ원격근무 방안
[2020년 4월호 vol.347]
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  • 긴급한 재택근무 시행에 앞서

    코로나19 사태로 많은 기업이 재택근무를 강제(?)적으로 맞이하게 됐다. 우리나라는 대기업을 우선으로 '주 52시간 근무제'가 도입되면서 워라밸(Work and Life Balance)에 대한 관심이 집중되기 시작했지만, 재택/원격근무에 대한 낮은 인식과 전통적인 사무실 근무 문화로 인해 확산이 더디게, 아니 확산이 전무하다시피 했다.


    위 표에서 보듯 이미 오랜전 부터 원격근무 생태계를 조성해 온 구미 선진국뿐만 아니라 이웃 국가인 일본에 비해서도 우리나라의 원격근무 도입률은 현저히 낮은 수준을 보이고 있다. 경제 구조뿐만 아니라 인구 구조 역시 무척 닮아있는 일본의 경우를 살펴보면, 그림 1과 같이  '원격근무(일본명-텔레워크)' 제도 도입 기업이 2017년 16.3%로 전년 14.2% 대비 크게 상승한 것을 알 수 있다.


    ▲<그림1> 일본, 직장에 텔레워크 제도가 있다고 응답한 비율 / '텔레워크 인구 실태 조사' 日국토교통성, 2018.3

    위 그림을 보면 원격근무 제도를 직간접적으로 도입한 기업이 16.3%에 달하는데, 반대로 보면 80%이상의 기업이 원격근무 도입을 하지 않거나 모른다는 의미다. 그렇다면 일본 기업은 왜 재택/원격근무 제도를 도입하지 않았을까?
    일본 총무성이 지난 2015년도에 실시한 '사회 문제 해결을 위한 새로운 ICT 기술에 대한 사람들의 인식에 관한 조사'에 따르면, 크게 3가지로 나눌 수 있다.
    1. 커뮤니케이션
    2. 환경의 변화
    3. IT 기기 조작 관련
    답변의 상세한 내용을 보면, 사무실에서 얼굴을 보며 수시로 회의하는 익숙한 커뮤니케이션 방식이 변하는 것에 대한 불안과 재택/원격근무 전용 장비 또는 네트워크와 이를 위한 설정을 해야 하는 낯섦, 그리고 손에 익은 업무 PC가 아닌 재택/원격근무를 위한 IT기기 조작 미숙이 원격근무 도입의 주요 방해 요인으로 분석됐다.

    이 3가지의 도입 방해 요인의 공통점은 '익숙함', '습관'과 같이 그동안의 업무 방식을 변화해야 한다는 압박에서 오는 것으로 보인다. 이미 익숙해진 업무 습관 변화에 대한 거부감을 없애기 위해서는 업무 습관을 유지하는 것이 중요하다. 업무 습관을 유지하기 위한 필수 요인은 3가지로 구분할 수 있다.

    어디서나 동일한 업무 환경을 제공하는 일관성을 유지해야 하며, 사내에서처럼 언제든 즉시 커뮤니케이션을 유지할 수 있어야 할 뿐 아니라, 업무가 끊기지 않도록 연속성을 유지시켜 줘야 한다는 점이다.

    업무 일관성 유지를 위해 회사는 보안 규정이나 사내 네트워크 접속을 위한 보안프로그램 또는 접속프로그램들을 설치해야 하는 번거로움이 없어야 한다. 또한 고가의 특정 S/W를 사용하는 경우에도 추가 구매 없이 누구나 원격근무가 가능해야 하고, 업무에 필요한 S/W와 각종 파일 그리고 사용자 환경을 최적화한 업무 PC를 어디서나 사용할 수 있어야 한다.

    상시 커뮤니케이션을 유지하기 위해서는 기존 매일 아침, 매주, 매월 약속된 회의실에 모여 이뤄지던 정기회의가 원격근무지에서도 지속돼야 한다. 이에 더해 옆자리의 동료, 아래층의 상사와 수시로 미팅하듯 원격근무지에서도 즉각적인 미팅이 유지될 수 있어야 한다.

    마지막으로 업무 연속성을 유지하기 위해서는 원격근무 업무 중 문제가 발생하더라도 해당 장애에 대한 신속한 문제 해결이 이뤄져야 한다.
     
    알서포트가 제공하는 원격제어 '리모트뷰'와 화상회의 '리모트미팅' 서비스는 이러한 업무 습관 유지를 통해 코로나19 사태에서도 안정적인 비즈니스가 유지될 수 있도록 지원하고 있다.

    ▲사진 = 알서포트가 무료 제공하고 있는 원격제어 리모트뷰와 화상회의 리모트미팅/알서포트 제공

    재택근무 서비스 기업이 말하는 재택-원격근무 방안

    코로나19 사태 초반 많은 기업은 설마 하는 마음으로 재택근무를 시작하지 못했다. 하지만, 지난 2월 23일 국가 대응 단계가 '심각'으로 격상되면서 새로운 국면을 맞게 됐다.  2월 24일부터 대기업을 비롯해 IT 인프라가 탄탄한 기업들 중심으로 재택근무 체제 전환을 시행하게 된 것이다.

    재택/원격근무 서비스를 지원하는 알서포트도 사태 초반에는 재택근무를 결정하지 못하고 서비스 제공자의 입장에서 안정적인 서비스 제공을 위해 모든 자원을 집중하고 있었다. 더욱이 소수 인원을 대상으로 한 재택근무는 실시해 본 적은 있지만, 전사적인 재택근무 경험은 없었기에 긴급회의가 필요했다. 이후 서비스 운영을 위한 최소한의 필수 인원을 제외하고 전사 재택근무를 전격 결정ㆍ시행하게 됐다.
     
    회의 중 가장 고민스러웠던 부분은 자사 서비스를 이용해 재택근무를 실시한 기업들에 지속적이면서 안정적인 서비스가 제공돼야 하는 점이었다. 교육기관의 학사 일정이 연기되면서 육아와 업무를 동시 병행해야 하는 부담을 갖게 된 직원들의 일ㆍ가정의 병립 또한 재택근무 결정에 큰 요소이기도 했다.

    알서포트는 지난 1월 24일 전사적인 재택근무에 들어가면서 재택근무라는 새로운 업무 방식을 직접 체험하게 됐다. 이미 재택근무 서비스를 제공하는 기업인 만큼 업무 도구의 부족함이나 커뮤니케이션상의 어려움은 크지 않았다. 진작부터 활용하고 있던 원격제어, 화상회의, 클라우드 스토리지, 이메일, 메신저를 통해 사무실에서 업무 보는 것과 별 차이 없이 재택근무가 진행되고 있으며, 2주 차에 들어서면서 재택근무를 낯설어하던 직원도 적응을 완료해 높은 만족도를 보이고 있다. 

    지난 3주간 알서포트 임직원 200여 명의 재택근무를 통해 경험하게 된 3가지의 장점, 3가지의 단점을 꼽아 봤다.

    1> 재택근무 장점
       1) 낭비되는 시간 및 비용의 절감
       2) 계획된 일정에 따른 효율적 업무 진행
       3) 일과 삶의 균형 잡힌 생활 가능

    2> 재택근무 단점
       1) 가족이 업무 중인 것을 잘 알아주지 않는다.
       2) 독립적인 공간이 없다면, 방해 요소가 많다.
       3) 쉬는 시간이 따로 없다.

    장점은 주로 측정 가능한 성과적 측면이라면, 단점은 측정이 어려운 정서적인 측면이 큰 것으로 보인다. 또한 1인 가구와 자녀가 있는 기혼 가구 간 차이가 분명했다. 1인 가구의 경우 단점 3번인 '쉬는 시간이 따로 없다'는 사항을 제외하면 거의 단점을 찾을 수 없다는 반응이 대다수였다. 하지만 자녀를 둔 가정의 경우 가족들의 간섭과 방해가 난점이라는 반응이 많았다.

    이에, 알서포트는 재택근무의 생산성과 효율성을 유지하기 위한 방법으로 3가지 업무 지침을 제시하고 있다.
    [알서포트의 재택근무 업무 지침]
    1. 1일 1회 부서 전체 화상회의 실시 - 근무 중이라는 리마인드와 긴장감 유지
    2. 간단한 일일 업무 일지 작성 - 스스로 일정 조정 및 Goal 설정
    3. 부서장(팀장)의 업무 코칭 및 매니징 강화 - 관리받고 있다는 안도감과 신속한 의사결정
    긴장감을 유지하면서 사무실 근무와 동일한 생산성을 만들어 내기 위해서는 관리자의 역할이 더욱 중요해진다. 물리적 공간이 늘어났다고 의사결정이나 업무 진행 또한 늘어나 버린다면, 재택근무는 비효율에 빠질 가능성이 높다. 이를 방지하기 위해서는, 각 부서장 및 팀장들이 사무실 근무보다 더 자주 구성원들과 커뮤니케이션하고, 의사결정을 신속히 진행해야 한다. 관리자의 역할이 커진 만큼 권한 또한 강화해 의사결정 구조를 최대한 단순화해야 한다.

    현재까지 알서포트 임직원들은 재택근무 적응 중에 있다. 아직 불편한 점이 있거나 어색한 부분도 있지만, 단언할 수 있는 건 재택근무가 이번 한 번으로 끝나지는 않을 것이라는 점이다. 코로나19 확산 추세를 더 지켜봐야겠지만, 이미 재택근무의 효용성을 경험한 기업과 직원들은 기존의 업무 방식으로 돌아가지 않을 것이다. 우리나라도 사무실 근무 방식과 재택(원격)근무 방식 중 선택할 수 있는 유연한 근무 방식이 확산되길 기대해 본다.
     

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    이주명

     알서포트(주) 글로벌마케팅본부 홍보마케팅팀장

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